Fiche pratique

Déroulement d'une assemblée générale des copropriétaires

Vérifié le 30 juillet 2020 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

L'assemblée générale des copropriétaires (AG) se tient généralement dans la ville où se situe l'immeuble. Les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par présence physique, visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique. En principe, seuls les copropriétaires peuvent participer aux réunions d'assemblée générale. Toutefois, s'il le souhaite, tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire.

En principe, l'assemblée générale de copropriété se réunit dans la commune où l'immeuble est situé, à moins que le règlement de copropriété prévoit un lieu différent.

  • Copropriétaires qui souhaitent être présents (ou leur mandataire s'ils sont représentés)
  • Syndic de copropriété (c'est lui qui assure le secrétariat de la séance sauf décision contraire de l'AG)
  • Président et éventuellement 1 ou plusieurs scrutateurs désignés en début de séance parmi les copropriétaires à la majorité simple
  • Observateurs extérieurs éventuellement

Copropriétaires ou mandataires

En principe, seuls les copropriétaires peuvent participer aux AG.

Toutefois, s'il le souhaite, tout copropriétaire peut donner son droit de vote à un mandataire membre ou non du syndicat de copropriétaires.

Modèle de document
Donner mandat à une personne pour se faire représenter en assemblée générale des copropriétaires

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Institut national de la consommation (INC)

Ce mandat ne peut pas être donné au syndic ou à la personne avec laquelle il vit en couple ou à ses ascendants et descendants (ou ceux de la personne avec laquelle il vit en couple).

Ce mandat ne peut pas non plus être donné au salarié du syndic ou à la personne avec laquelle ce salarié vit en couple ou aux ascendants ou descendants du salarié.

Le mandat doit être écrit et comporter le nom du mandataire.

Si le syndic reçoit un mandat sans indication du nom du mandataire, il doit le remettre en début d'AG au président du conseil syndical pour qu'il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote. En l'absence de président, le syndic peut également remettre ce mandat à un membre du conseil syndical. Si les 2 sont absents, le mandat doit être remis au président de séance désigné par l'AG.

Chaque mandataire peut recevoir au maximum 3 délégations de vote.

Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de 3 délégations si le total de ses voix et de celles qui le mandatent ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat. Il peut également recevoir plus de 3 délégations s'il participe à l'AG d'un syndicat principal et si toutes les personnes qui le mandatent appartiennent à un même syndicat secondaire.

Le mandataire désigné peut également déléguer son mandat à une autre personne à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat.

 À noter

lorsque des époux sont copropriétaires en commun d'un lot de copropriété, ils peuvent recevoir personnellement des délégations de vote.

Observateurs extérieurs

Les locataires des logements d'une copropriété ne sont pas admis à participer aux AG.

Toutefois, les associations de locataires affiliées à une organisation agréée ont le droit d'y assister si elles le souhaitent. Elles peuvent alors formuler leurs observations, sans pour autant pouvoir voter.

Par ailleurs, rien n'interdit à une personne extérieure (architecte, artisan, avocat, futur acheteur) d'assister à une réunion d'AG si elle obtient l'accord des membres du syndicat.

  • Par présence physique
  • Par visioconférence (réunion avec vidéo)
  • Par audioconférence (réunion téléphonique)
  • Tout autre moyen de communication électronique

La visioconférence, l'audioconférence ou tout autre moyen de communication et les garanties mises en place pour s'assurer de l'identité de chaque copropriétaire doivent préalablement être décidées en AG.

Le copropriétaire qui souhaite participer par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique doit en informer le syndic 3 jours francs au plus tard avant l'AG. Cette information doit lui parvenir par tous moyens.

Les décisions sont prises au cours de l'AG dans le cadre d'un vote qui diffère selon la nature de la décision à prendre.

Les copropriétaires présents ou représentés votent.

Le vote doit se faire par écrit ou à main levée pour permettre d'identifier les copropriétaires qui ont participé au vote et de comptabiliser leurs voix.

Chaque copropriétaire a un nombre de voix proportionnel à sa quote-part exprimée en tantièmes ou millièmes. Ces tantièmes ou millièmes correspondent à la fraction représentée par son lot par rapport à l'ensemble de la copropriété.

Par exemple, un copropriétaire qui détient 100 millièmes dispose de 100 voix en AG, soit un total de 10 % du total des voix.

Toutefois, lorsqu'un copropriétaire possède une quote-part supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires. Par exemple, si une copropriété compte 1000 millièmes et qu'un copropriétaire détient à lui seul 700 millièmes, la somme des voix des autres copropriétaires représente donc 300 millièmes. Le copropriétaire majoritaire verra donc ses voix ramenées au même chiffre que la somme des millièmes des autres copropriétaires c'est-à-dire 300.

Il est également possible de voter par correspondance avant la tenue de l'AG par le biais d'un formulaire.

Le copropriétaire qui souhaite voter par correspondance doit envoyer son formulaire au syndic au moins 3 jours francs avant la date de l'AG (sauf s'il est envoyé par courrier électronique).

Il est tenu une feuille de présence qui indique les nom, domicile et nombre de voix de chaque copropriétaire :

  • Présent physiquement ou représenté
  • Participant à l'AG par visioconférence, audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique
  • Ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire de vote par le syndic

Cette feuille de présence peut comporter plusieurs feuillets. Elle peut être tenue sous forme électronique.

Elle doit être signée par chaque copropriétaire présent physiquement ou par son mandataire lorsqu'un copropriétaire se fait représenter.

La signature n'est pas exigée pour les participants à l'AG par visioconférence, audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

En cas de retard ou de départ anticipé d'un participant, l'heure doit être mentionnée.

La feuille de présence est certifiée exacte par le président de séance désigné par l'AG.

La feuille de présence doit être annexée au procès-verbal.